Een bedrijfscultuur kan alleen maar bestaan als je inzet op interne communicatie

Hoe is de interne communicatie van Van Havermaet gestructureerd?

“Onze interne communicatie bestaat uit twee delen. Met aan de ene kant het puur informationele: de bedrijfsnieuwtjes. Dat gaat van infosessies en traktaties tot Ze komen volgende week de haag snoeien, zet je auto op de andere parking. Hier gaat het er puur om dat de informatie goed en consequent doorstroomt. Een verantwoordelijkheid van onze office manager.”

Wat is voor jou goed en consequent?

“Dat er een systeem is. Dat er een plan van aanpak is waarin je de grote lijnen bepaalt waaraan je iets kan aftoetsen. Zodat iedereen weet wat, wanneer, waar en door wie gecommuniceerd wordt. De uitvoering is dan wel voor de office manager, maar die aanpak bepalen we samen. En samen is algemeen directeur Kristof, de office manager en ik. Op de agenda: wat zit eraan te komen? En hoe gaan we dat aankondigen? Volstaat het vaste plan van aanpak of is het iets wat een specifieke aanpak vraagt?”

Aan de ene kant dus het informationele. En aan de andere kant…?

“Alles wat ik als de verantwoordelijkheid van HR zie. Dat heeft voor mij een dubbele invulling: interne communicatie met de huidige collega’s en externe communicatie met de toekomstige collega’s. Al is dat onderscheid er eerder om het overzicht te bewaren. Want ik zie onze externe communicatie met sollicitanten als een vertaling van onze interne communicatie. Die twee zijn onlosmakelijk verbonden, er is – of beter: er móet een wisselwerking zijn.”

Dat van die wisselwerking, kan je dat verduidelijken?

“Toen ik in 2017 startte bij Van Havermaet, was er een duidelijke positionering naar onze klanten. Wij zijn de rechterhand voor ondernemers: met kwalitatief advies, een persoonlijke aanpak en een totaaloplossing.”

“Naar sollicitanten was die positionering er niet. Hoe wij zijn als werkgever, dat spraken we niet uit. Hoe het is om hier te werken, dat bleef onbenoemd. Vreemd eigenlijk, dat er nog steeds zo’n groot onevenwicht is tussen de aandacht en dus ook de budgetten voor externe marketing en interne communicatie.”

“Ik vond het hier meteen een warme en aangename werkplek. En vind dat nog altijd, voor alle duidelijkheid (lacht). Voor mij was het belangrijk om dat gevoel – die bedrijfscultuur te benoemen. Dat is Maetwerk geworden.”

“Door je bedrijfscultuur te benoemen en tastbaar te maken, doe je twee dingen. Ten eerste geef je eigen medewerkers een soort leidraad mee. Iets waarmee ze zich kunnen identificeren. Waar ze zich achter kunnen scharen. En dat doen ze ook. Als ik zie hoe bepaalde collega’s spontaan #maetwerk bij hun foto van een opleiding of teambuilding zetten, dan word ik ongelooflijk gelukkig. Of als iemand me vraagt om een Share-button bij onze vacatures te zetten, zodat ze het makkelijker kan delen – geweldig! Maar pas op: dat is voor alle duidelijkheid niet alleen mijn verdienste. De sfeer zat hier al enorm goed. De kiem was er.”

“En dat brengt ons bij het tweede punt: door je bedrijfscultuur expliciet en tastbaar te maken, wordt het ook iets dat je kan inzetten naar je sollicitanten. Maar het moet wel écht zijn.”

Het is dus ook een leidraad voor de communicatie vanuit HR?

“Natuurlijk. Elke vorm van communicatie toets ik af aan Maetwerk. Elke boodschap moet die duidelijke Maetwerk-stempel hebben. Dat is anders dan bij de informatiedoorstroming waar ik het in begin over had. Daar ligt de nadruk vooral op wat je vertelt. Hier is hoe je dat vertelt even belangrijk. En daar ben ik heel kritisch over. Hoe wij onder collega’s praten, hoe wij met elkaar omgaan – zo moet je interne communicatie ook klinken. Die vertaling van je bedrijfscultuur is de kern. Dat is de basis voor hoe je met klanten omgaat, hoe ik sollicitanten aanspreek en welke woorden we gebruiken in onze vacatures.”

Zo gaat het al snel over het merk Van Havermaet. Maar natuurlijk moeten er bepaalde doelen gehaald worden. Hoe ga je daarmee om?

“Interne communicatie is voor mij cruciaal om mijn doelen te halen. Toch weiger ik om het als iets puur functioneel te zien. Mijn HR-doelen zijn perfect te vatten in harde cijfers, maar de manier waarop ik die doelen kan halen, dat kan op duizend-en-een manieren. Door je blind te staren op het functionele, ga je voorbij aan het authentieke – de eigenheid van je bedrijf. Je interne communicatie moet een bepaald gevoel uitstralen. Als je blijft steken in het zakelijke, ga je nooit de juiste snaar raken. Niet bij je collega’s en niet bij je sollicitanten.”

Hoe ga jij HiTribe vanuit HR inzetten?

“Ik was op zoek naar iets om ons onboarding proces verder vorm te geven. HiTribe geeft me de mogelijkheid om toekomstige collega’s te betrekken nog vóór hun eerste werkdag hier. Zodra iemand is aangenomen, kunnen we hem of haar actief maken op de app, om de zoveel tijd een leuk weetje sturen en in contact brengen met zijn directe collega’s. We zijn nu de nodige stappen aan het zetten om dat klaar te krijgen.”

“Maar we gaan HiTribe veel breder inzetten: het wordt ons platform waarop we al onze interne communicatie centraliseren. In die zin neemt HiTribe de fakkel over van ons intranet. Net omdat deze app ons meer mogelijkheden biedt om aan community building te doen. Onboarding is daar maar één voorbeeld van.”

Hoe hebben jullie het aangepakt om de app te lanceren?

“Vier keer per jaar houden we een kantoorbabbel waar alle medewerkers aanwezig zijn. Daar hebben we HiTribe gelanceerd en mensen warm gemaakt om hem te installeren en te gebruiken. Door te vertellen wat precies de bedoeling was. Hoe de app eruit ziet. Hoe het werkt. Op de officiële lancering stuurden we een mail.”

“Als ik er nu op terugkijk, hadden we dat toch net iets anders moeten aanpakken. We hadden eerst met een beperkt publiek piloot gedraaid. Maar het ogenblik dat we effectief met het hele kantoor live zijn gegaan, dat momentum hebben we onvoldoende gepakt.”

Zijn er nog meer lessons learned?

“Ik denk dat we goed zijn in het communiceren van standaard zaken. Alle communicatie die we in een proces hebben gegoten, waar een systematiek voor bestaat. Daar voelen we ons comfortabel bij. Dan lijkt de boodschap ook altijd goed aan te komen.”

“Maar de grotere momenten, daar schieten we wat in tekort. Of beter: de nieuwere momenten. De communicatiemomenten die je op voorhand moeten doordenken. We hebben een heel ondernemende cultuur en handelen doorgaans snel. Soms te snel.

Ook zo bij de lancering van HiTribe. Want dat was zo’n nieuw en belangrijk moment: het vertrouwde intranet ruimt baan voor een nieuwe app. Hoe gaan we daar mee om? Moet er een soort policy uitgeschreven worden? Want intranet, dat checkte je op je laptop. HiTribe staat op je smartphone en is dus altijd en overal toegankelijk.”

“En de laatste lesson learned: Never assume. Hoe vaak je iets ook hebt doorgesproken onderling. Hoe vaak je er ook over hebt nagedacht. Never assume dat het na dat ene communicatiemoment meteen 100% duidelijk is voor iedereen.”

Slotvraag. Midden 2018 kopte de krant De Standaard dat medewerkers de interne communicatie van hun werkgever een score geven van 5,7/10. Welke score zouden de Maeten geven aan Van Havermaet?

“Eerlijk? Een zes, misschien een zeven. En de perceptie is in dit geval de realiteit: het cijfer dat je medewerkers je geven, dat is ook het finale oordeel. Ook al heb je zelf het gevoel dat je meer verdient. Of dat je de inspanningen levert om een acht te halen.”

“Interne communicatie is niet makkelijk: iedereen heeft er een mening over. Spreek iemand aan op straat en vraag wat hij vindt over de vernieuwde vennootschapswetgeving: je gaat niet veel respons krijgen. Omdat we aanvoelen dat dat voer is voor specialisten. Maar dat voelen we niet zo aan voor interne communicatie. Terwijl grote bedrijven ook daar iemand dedicated voor in dienst hebben.”

“Het is ook iets subjectiefs. Wat voor de ene weinig communicatiemomenten zijn, is voor een andere overload.”

“De toekomst is volgens mij een interne communicatie op maat van elke gebruiker. Op basis van data, bijvoorbeeld. Een app die de voorkeuren van de gebruiker bijhoudt. Die hem of haar die berichten presenteert die hem of haar écht interesseren. Of die hij of zij écht moet weten. Als dat geen tip is voor HiTribe (lacht).”

Meer weten?

Benieuwd wat HiTribe voor jouw bedrijf kan betekenen? En hoe je het kan inzetten als verlengstuk van je bedrijfscultuur? Vraag een demo aan.