WhatsApp zakelijk gebruiken: 4 redenen waarom je het beter niet doet
WhatsApp is tegenwoordig een van de meest gebruikte apps op een telefoon. En ook op de werkvloer doet de chatoplossing steeds meer z’n intrede. Maar is WhatsApp wel zo’n goed idee voor je zakelijke communicatie? We leggen het voor je uit.
WhatsApp zakelijk gebruiken
In heel wat organisaties maken medewerkers tijdens de werkuren lustig gebruik van WhatsApp. Voor privézaken – om vrienden, familie of hun wederhelft een bericht te sturen. Maar ook voor communicatie met collega’s.
Zo toont onderzoek aan dat de helft van de WhatsApp-gebruikers ook met één of meerdere collega’s in een WhatsApp-groep zit. En dat heeft uiteraard z’n redenen. Want medewerkers worden steeds meer mobiel. Zijn vaak op de baan. Of werken van thuis uit. En een mobiele app zoals WhatsApp is in dat geval een ideaal hulpmiddel om een collega snel en efficiënt te bereiken.
> Lees meer over waarom een mobiele app handig is voor je interne communicatie
Maar het gebrek aan gedragsregels op WhatsApp roept in heel wat gevallen ook irritatie op. Een uitnodiging voor een vergadering om 22 uur? Een collega die je tijdens z’n verlof overspoelt met vakantiekiekjes? Of twee collega’s die in een groepchat een vurige discussie voeren over een tv-programma dat bezig is? De grenzen en regels binnen WhatsApp zijn niet duidelijk afgebakend.
Net daarom raden wij aan om zakelijke en persoonlijke communicatie van elkaar gescheiden te houden. En bijgevolg voor twee afzonderlijke, mobiele platformen te kiezen. Enerzijds WhatsApp of een andere chatoplossing voor privégebruik, anderzijds een eigen platform
1. Weinig controle
Iedere WhatsApp-gebruiker heeft dezelfde rechten. En dat wil zeggen dat iedereen makkelijk z’n eigen WhatsApp-groep kan opzetten. Handig, dat wel. Maar op zakelijk vlak knelt daar net het schoentje. Organisaties moeten zo immers heel wat controle inleveren. Welke groepen worden er allemaal aangemaakt? Wie is lid van welke groep? En vooral: wie is er verantwoordelijk? Vragen waar je als organisatie in het geval van WhatsApp geen eenduidig antwoord op kan geven.
Waarom dat gebrek aan controle volgens ons een probleem is? Ex-medewerkers kunnen blijven plakken, nieuwelingen worden soms vergeten en mensen van buiten de organisatie kunnen worden toegevoegd. Het gevolg? Er is weinig transparantie, er ontstaan kliekjes en sommige collega’s voelen zich buitengesloten. En dat leidt dan weer tot minder betrokken medewerkers.
2. De grens tussen werk en privé vervaagt
Wanneer medewerkers WhatsApp zakelijk gebruiken, is het bijna onvermijdelijk dat ze ook buiten de werkuren berichten ontvangen. Zeker wanneer ze geen afzonderlijk zakelijk nummer hebben. En dat wil zeggen dat werk en privé makkelijk in elkaar overvloeien. Berichten wanneer je in de supermarkt staat, een meetingverzoek wanneer je voor de tv zit of een melding wanneer je onderweg bent naar je sportsessie, … het kan voor onnodige stress buiten de uren zorgen.
3. Vertrouwelijkheid
Ook de vertrouwelijkheid binnen WhatsApp is soms een netelige kwestie. Aan de ene kant omdat vergissingen snel gemaakt zijn. Denk maar aan een bericht dat naar een verkeerde persoon gestuurd wordt. Een foto die in de verkeerde groep belandt. Of bedrijfsinformatie die per ongeluk bij de verkeerde ontvanger terechtkomt. Wanneer je WhatsApp ook zakelijk gebruikt, kunnen gevoelige bedrijfsgegevens snel in de verkeerde handen terechtkomen.
Aan de andere kant is WhatsApp ook op vlak van privacy een vraagstuk. De applicatie slaat immers persoonlijke informatie op van z’n gebruikers via datacentra over de hele wereld. Bovendien wisselt WhatsApp ook gebruikersinformatie uit met Facebook, om zo meer gepersonaliseerde advertenties te kunnen tonen. Berichten zijn zogenaamd wel versleuteld, maar de vraag is dus in welke mate ze dat ook werkelijk zijn.
4. Fragmentatie
Een chatoplossing is handig voor communicatie met collega’s. Maar als je onderneming geen eigen platform heeft, dan gaan medewerkers zelf op zoek naar een oplossing. En dat kan WhatsApp zijn. Maar daarnaast kunnen ze evenzeer voor een ander communicatieplatform kiezen. Het gevolg? Verschillende teams maken gebruik van verschillende kanalen. Communicatie verloopt ongestructureerd via die verschillende kanalen. En je onderneming verliest controle en transparantie. Allemaal factoren die tot fragmentatie binnen je bedrijf kunnen leiden.
HiTribe als alternatief
Een mobiele app voor communicatie met collega’s is dus handig. Maar WhatsApp is volgens ons niet altijd de beste keuze. Daarom raden wij aan om als onderneming zelf voor een app of sociaal intranet te kiezen waarmee medewerkers met elkaar kunnen chatten. Eén die voldoet aan hun communicatiebehoeften. En die niet moet onderdoen voor het gebruiksgemak van WhatsApp. Want enkel dan zullen medewerkers er ook daadwerkelijk gebruik van maken.
HiTribe biedt een antwoord op dat vraagstuk. Beheerders kunnen groepen aanmaken voor bepaalde afdelingen, teams of werklocaties. En kunnen zo zelf kiezen welke collega’s er deel van uitmaken. Zodat niemand uit de boot valt en er geen kliekjes ontstaan. Er een duidelijk onderscheid is tussen werk en privé. En communicatie transparant en gestructureerd verloopt.
Benieuwd naar de mogelijkheden van HiTribe als chatoplossing? Vraag dan zeker je gratis demo aan. Of heb je nog vragen voor ons? Stuur dan zeker een berichtje.