Een goede interne communicatie op poten zetten, is niet simpel. En zoals dat vaak gaat met complexere onderwerpen, weet je misschien niet zo goed waar te beginnen. Wij delen met jou de raad die we aan onze opstartende klanten geven: je interne communicatie verbeteren, begint met één A4. Met daarop enkele duidelijke afspraken en guidelines.
Wij bij HiTribe zijn uiteraard fan van één platform waarop je al je interne communicatie beheert. In te veel bedrijven is er een wildgroei aan tools en communicatiemiddelen. Een nieuwsbrief voor dit. Een online inschrijvingslijst voor dat. Dat is én moeilijk om te beheren voor jou én onoverzichtelijk voor je collega’s.
De eerste stap om je interne communicatie te verbeteren, is alles centraliseren op één platform.
Maar het is niet zo dat alle vroegere pijnpunten dan vanzelf verdwijnen. Ook onze app rendeert alleen als hij juist wordt gebruikt. En juist betekent in dit geval afgestemd op de doelen én de eigenheid van jouw bedrijf.
Tijd om dat A4’tje erbij te nemen.
1. Wie wordt admin?
Dat centrale platform beheren, is een nieuwe taak binnen je bedrijf. Een nieuwe verantwoordelijkheid. Die verantwoordelijkheid zal je aan iemand moeten toewijzen. Dat wordt de persoon die de boel draaiende houdt en knopen doorhakt. De voortrekker van je verbeterde interne communicatie.
Concreet voor onze app: wie wordt de admin die de lijnen uitzet en bewaakt?
In de praktijk zien we dat bij kleinere bedrijven de zaakvoerder deze rol naar zich toetrekt. Bij grotere organisaties is vaak de HR-manager aan zet. Soms ook de marketing manager. En bij de hele grote uiteraard de (interne) communicatiemanager.
Inhoud > technische
Soms is er de reflex om de IT-verantwoordelijke naar voren te schuiven. A ja, want het is toch een app? Dit is vaak niet de beste keuze om je interne communicatie te verbeteren.
Ten eerste omdat HiTribe eenvoudig te beheren is. Daarvoor moet je echt geen computerexpert zijn.
En ten tweede omdat het geen functionele tool is, maar een communicatietool. Ontworpen om een aantal interne communicatie-uitdagingen binnen je bedrijf aan te gaan en zo je interne communicatie te verbeteren.
Technische kwesties zijn daarom minder belangrijk dan de inhoud van je berichten. En dat inhoudelijke is nog altijd het domein van HR en marketing bij uitstek . Dat brengt ons meteen bij het volgende punt.
2. Wat wil/moet je vertellen?
Welke content wil je brengen als bedrijf? Dat hangt dan weer samen met het doel dat je stelt. Vaak zien we dat er een ontoereikende communicatiestrategie, of zelfs géén strategie bepaald is door het management. Terwijl dit net een van de oorzaken is dat werknemers professioneel niet groeien en/of niet betrokken raken.
Doorgaans zijn er twee grote doelen bij je interne bedrijfscommunicatie.
- Betere doorstroom van informatie;
- De betrokkenheid verhogen.
Het eerste doel bereik je door al het zakelijke nieuws mee te delen. Hier ligt de focus op je bedrijf.
Het tweede doel vraagt om een lichtere toets. En een focus op je medewerkers. Verjaardagen van collega’s, bijvoorbeeld. Een oproep tot initiatieven, voor de volgende kookworkshop of bedrijfsuitstap. Kortom: alles wat dialoog en interactie tussen collega’s op gang brengt. Alles wat je medewerkers goesting doet krijgen om deel te nemen aan het gesprek.
Wat is nieuwswaardig voor wie?
Zet daarom zwart op wit wat voor jou nieuwswaardig is en wat niet. Leg duidelijke richtlijnen vast. Als er dan onduidelijkheid of discussie is, kan je snel en consequent beslissingen nemen.
Twee voorbeelden.
- Een werkjubileum: ja of neen?
- Een nieuwe aanwerving: ja of neen?
Zo zien we dat bij kleinere bedrijven élk werkjubileum wordt gedeeld. Terwijl de grote bedrijven dat alleen doen op speciale momenten als 5, 10, 15… jaar in dienst. Kwestie van niet elke dag een collega in de kijker te zetten – trop is te veel.
Idem voor de nieuwe collega’s. Kleine bedrijven delen dat met iedereen in hun Tribe. De grotere wat selecter. Op basis van afdeling of vestiging, bijvoorbeeld. Maar opnieuw: je interne communicatie verbeteren, doe je door consequent te zijn.
Bepaal op voorhand wat wel en wat niet. Want situaties als Die wordt wel in de schijnwerpers gezet en ik niet, kan je echt wel missen. Het is pijnlijk als een nieuwe collega niet wordt aangekondigd, terwijl dat bij de voorgangers wel gebeurde…
3. Hoe vertel je dat?
Dat brengt ons bij het volgende punt. Leg niet alleen vast wat je vertelt, maar ook hoe je het vertelt.
Binnen HiTribe zijn er verschillende manieren om een nieuwtje te delen. Zoals de spotlight – een update over een collega die iedereen te zien krijgt op de tijdlijn. Of zoals een chatbericht naar een selectere groep collega’s:
Je interne communicatie verbeteren, is beseffen dat niet elke boodschap relevant is voor iedereen. Denk na hoe je het vroeger aanpakte. In welke gevallen stuurde je bijvoorbeeld een mail naar iedereen? Wanneer werd iemand voor de hele groep in de bloemetjes gezet? Niet alles krijgt hetzelfde gewicht. Dat geldt ook voor je centrale platform.
4. Hoe klink je?
Als laatste punt: de tone of voice. Hoe wil je dat je bedrijf klinkt? Formeel en voornaam of vlot en prettig gestoord?
Dat hangt ten eerste af van je doel. Wil je bijvoorbeeld de betrokkenheid op de werkvloer verhogen? Hou het dan wat losser en luchtiger.
Ten tweede hangt het af van de eigenheid van je bedrijf. Het moet in lijn liggen met hoe je medewerkers met elkaar omgaan. Hoe je praat met je klanten. In die zin kies je de stem van je bedrijf niet, die is er al. Het is vooral kwestie van ze door te trekken in je interne communicatie.
Interne communicatie verbeteren: aan de slag!
Nu zou je A4 ondertussen gevuld moeten zijn. Met daarop de grote lijnen van je interne communicatie. Aan jou om ze gaandeweg aan te vullen en verder te verbeteren.
Meer weten over hoe een centraal platform jouw interne communicatie kan verbeteren? Neem contact met ons op. Of test HiTribe zelf al eens uit. Volledig gratis.