“Goede interne communicatie en verbondenheid vormen de basis van tevreden medewerkers”

In Tribe Talk gunt een van onze klanten jou een blik achter de schermen van hun interne communicatie. Deze keer: Janina Verbruggen, HR en happiness manager bij Primaned Belgium. Een gesprek over flexibel werken, het belang van interne communicatie en de implementatie van HiTribe.

“Primaned Belgium is een specialist in Project Controls en bestaat momenteel uit een team van zo’n twintigtal personen, waaronder hoofdzakelijk ingenieurs en consultants”, aldus Janina. “Wij werken verspreid bij verschillende klanten in Vlaanderen en Wallonië. En daarnaast is er ons backoffice – twee collega’s en ik – dat veel van thuis uit werkt. In principe werken wij dus allemaal flexibel en vanop afstand, waardoor wij geen vast kantoor hebben. En zien we elkaar maar één keer per maand met zekerheid tijdens onze teammeeting.”

Hoe zag jullie interne communicatie eruit voor de implementatie van HiTribe?

“Omdat we zo verspreid werken, is community building en een vlotte informatiedoorstroom toch wel een uitdaging voor ons. Interne communicatie is dan ook altijd al een prioriteit geweest. Zo maakte mijn collega Dorien Grosemans – onze marketing en communication manager – bijvoorbeeld om de twee weken een nieuwsbrief met vaste rubrieken. Maar om eerlijk te zijn: het was elke keer een uitdaging om die gevuld te krijgen. Bovendien zat je met nieuws van twee weken oud, waardoor het merendeel al geweten was binnen ons team en de nieuwswaarde eerder beperkt was. Zeker omdat wij op dat moment ook WhatsAppgroepen gebruikten om met elkaar in contact te blijven.”

In welk opzicht heeft HiTribe die interne communicatie dan makkelijker gemaakt?

“Sinds we HiTribe geïmplementeerd hebben, merken we vooral dat de informatiedoorstroom een stuk vlotter verloopt. We kunnen nu veel makkelijker en sneller communiceren. Wanneer er een nieuwtje is, kunnen we het onmiddellijk publiceren. En krijgt iedereen er meteen ook een melding van. De updates binnen HiTribe vervangen onze nieuwsbrief eigenlijk volledig.”

“Wat ik daarnaast ook enorm handig vind: je kan er bepaalde documenten in centraliseren. En die kan je dan via je smartphone raadplegen wanneer je op verplaatsing bent. Denk maar aan documenten rond pechbijstand voor bedrijfswagens. Op die manier heb je belangrijke documenten meteen bij de hand.”

“Daarnaast vormt ook het interactieve karakter een grote meerwaarde voor ons. Verbondenheid creëren bij een team dat flexibel en verspreid werkt, is sowieso een uitdaging. Maar HiTribe is een ideale tool voor community building vanop afstand. Om ervoor te zorgen dat iedereen binnen het team elkaar beter leert kennen, proberen we bijvoorbeeld om regelmatig een nieuwe vraag te stellen. Die kunnen collega’s dan op hun profiel beantwoorden.”

“Het mooie is dat alles nu gebundeld is op één platform en dat onze interne communicatie nu meer gestructureerd verloopt. Alle verschillende kanalen zijn gereduceerd tot één hoofdkanaal. We gebruiken natuurlijk nog wat andere communicatiemiddelen. Maar we weten nu wel duidelijk: als het over interne communicatie gaat, dan is HiTribe the place to be. De communicatie binnen HiTribe is de communicatie van Primaned Belgium naar de collega’s en die van collega’s onderling.”

HiTribe implementeren is één ding. Maar ervoor zorgen dat iedereen het gebruikt, is natuurlijk een ander…

“Klopt, maar het werd intern eigenlijk bijzonder positief onthaald. Samen met collega Dorien heb ik eerst een demo gedaan, waarna we de app ook hebben laten testen door twee consultants. Op basis daarvan hebben we dan de knoop doorgehakt. Vervolgens hebben we het aangekondigd tijdens een teammeeting en heeft iedereen HiTribe gelijktijdig geïnstalleerd. Mét resultaat, want alle collega’s gebruiken het momenteel erg actief.”

“Bovendien hebben wij ook een speciale chatgroep aangemaakt binnen HiTribe: de tribe suggestion box, waar collega’s suggesties en feedback over HiTribe kunnen delen. En ik moet toegeven: die groep leeft wel. Op basis van die feedback hebben wij uiteindelijk ook beter kunnen aflijnen waarvoor we HiTribe gaan gebruiken.”

“Initieel hadden we namelijk een ander doel voor ogen en gebruikten onze ingenieurs het ook veel voor inhoudelijke, complexere vragen. Maar dat was minder handig. Nu hebben we bepaald dat we het uitsluitend voor de interne en informelere communicatie gaan gebruiken, en minder voor die inhoudelijke vraagstukken.”

Hoe belangrijk is interne communicatie voor jou als happiness manager?

“Als happiness manager is het mijn doel om iedereen tevreden te houden. En bij Primaned Belgium zijn wij ervan overtuigd dat goede interne communicatie en verbondenheid daartoe bijdragen. Zowel van het management als van onze medewerkers verwachten wij dan ook open en eerlijke communicatie. Omdat wij geloven dat je daar het verst mee komt. We willen dat iedereen alles eerlijk kan bespreken. We willen samen naar oplossingen zoeken en onze tactieken en strategieën in overleg bepalen. En we willen als één team beslissingen nemen. Allemaal zaken waarvoor goede interne communicatie onmisbaar is.”

Meer weten?

Benieuwd wat HiTribe voor jouw bedrijf kan betekenen? En hoe je het kan inzetten om je bedrijfscultuur en informatiedoorstroom een boost te geven? Vraag dan snel je gratis demo aan.